Vurdering av renholdskvalitet
En renholdsplan bør ikke kun bestå av frekvensplan og arbeidsbeskrivelse, men også beskrivelse av kvalitetsmål. Hvor rent skal det være? Det finnes imidlertid utallige eksempler på avtaler inngått mellom oppdragsgivere og renholdsbedrifter, eller hos offentlige etater, hvor kvalitetsmål er fullstendig fraværende. Avtaler kun basert på renholdsfrekvenser og arbeidsomfang kan lett gi grunnlag for uoverensstemmelser når det daglige renholdet skal kvalitets vurderes. Det bør derfor tilstrebes at beskrivelser av tiltak for kvalitetssikring, herunder også kvalitetsmål, blir en selvfølgelig del av alle renholdsplaner og avtaler.
En behovsvurdering av renholdet hvor det ikke er fastsatt kvalitetsmål overlater i stor grad til renholderen selv å avgjøre om resultatet av dagens arbeid er ok. Vi kan lett forstå at dette er et sårbart system, da ulike mennesker kan ha svært ulik oppfatning om hva som er rett kvalitet. I alle tilfeller stiller det store krav til opplæringen av renholderne, noe som vi vet av praksis at mange sliter med å følge opp. Vi ser altså at kvalitetssikringen ofte i stor grad hviler på den enkelte renholders dyktighet, og ikke på systematisk kvalitetsarbeid.
Vurdering av renholdskvalitet er tradisjonelt basert på estetiske krav og visuell bedømmelse, og gjerne gjennomført utfra tanken om at «det man ikke ser har man ikke vondt av». Vurderingene domineres altså av mer eller mindre kvalifisert synsing. Ved visuelle bedømmelser er det viktig at avtalte kvalitetsmål forstås likt av både oppdragsgiver og leverandør. Her kommer da NS INSTA 800 inn som et konkret hjelpemiddel.
NS INSTA 800
Kvalitetssystemet NS INSTA 800 er en standard for fastlegging og vurdering av rengjøringskvalitet, og kan være et godt verktøy for både visuell inspeksjon og objektive målinger av rengjøringskvaliteten. Men, systemet fungerer som regel dårlig dersom ikke involverte parter har tilegnet seg nødvendig kunnskap om hvordan kvalitetsmålene skal fastsettes og evalueres. Det synes for eksempel å være en utbredt misforståelse blant innkjøpere at innføring av ”Instarenhold” skal i seg selv automatisk gi både lavere priser og bedret kvalitet.
Oppdragsgivere, leverandører og brukere der INSTA 800 anvendes har forskjellige behov når det gjelder kunnskap og kompetanse om standarden, basert på hvilken posisjon personen har. Det er i standarden beskrevet fire kunnskapsnivåer. Kunnskapsnivå 3 omfatter grundig kunnskap om visuell kontroll, og noe kunnskap om instrumentelle målemetoder. I tillegg til dette omfatter kunnskapsnivå 3 grundig kunnskap om de statistiske vilkårene for måling av kvalitet. Dette kunnskapsnivået er beregnet på personer som utfører kontroller, for eksempel arbeidsledere, inspektører og andre som er ansvarlige for kvalitetsbedømmelser. Kunnskapsnivå 2 er beregnet for renholdere, og inneholder mye av det samme som nivå 3, men er betydelig forenklet spesielt på de avsnitt som omhandler kontrollrutiner av renholdet.
I forbindelse med anbudsforespørsler må tilbyderen som regel dokumentere sine kvalitetsprosedyrer, ofte ved å oppgi referanser og beskrivelse av erfaring fra tilsvarende prosjekter. Kvalitetssystemet må beskrives ved blant annet fremlegging av dokumentasjon for personalets kompetanse og bedriftens utdanningsplaner for renholdere og ledere, administrative rutiner, og ikke minst synliggjøring av bedriftens rutiner for avvikshåndtering. Denne dokumentasjonspakken er viktig, og er godt egnet til å synliggjøre hvorvidt man arbeider ryddig og systematisk mot å oppnå rett kvalitet for sin kunde.
Kunder av renholdstjenester kan rimeligvis også forvente at en leverandør kan dokumentere at medarbeidere på forskjellige nivå i organisasjonen innehar nødvendig kompetanse i bruken av standarden. I standardens normative tillegg B heter det at kunnskap om standarden kan tilegnes ved selvstudium eller gjennom kursdeltagelse, men kunnskapsnivå 3 og 4 kan kun oppnås ved kursdeltagelse eller ved grundig selvstudium. Kunnskapen skal vedlikeholdes ved praktisk bruk eller ved tilleggskurs, og kan dokumenteres ved diplom/kurssertifikat utstedt av tredjepart. Kunden kan også be om en uavhengig vurdering av egenheten til renholdsleverandøren. Dette er likevel ikke noe som fremkommer som et absolutt krav i standarden, men noe som kunden kan be om dersom ønskelig. Smarte innkjøpere, og tilbydere, vil likevel heller fokusere på aktørenes realkompetanse enn formalkompetanse. Erfaring fra bruk av Insta 800 andre steder vil da rimeligvis kunne bli vektlagt.
INSTA 800 benyttes for det meste der hvor man har store bygningsmasser, som for eksempel kommuner og sykehus. Beklageligvis viser det seg ofte at mange på tross av kurser og sertifikater likevel ikke forstår hvordan man bør benytte Insta 800 i kvalitetsarbeidet. Opplæringen blir kanskje litt som med bilsertifikat, at det beviser at du har lov å kjøre bil men ikke nødvendigvis er så dyktig sjåfør? Mange er i utgangspunktet positiv til å benytte Insta 800, men energien brenner gjerne ut etter noen måneder og kvalitetsarbeidet ender ut i hva man kan kalle en ”Insta-bastard”, med manglende oppfølging av standardens intensjoner. Etterhvert havner Insta i skuffen.
I tilfeller der hvor Insta 800 kan virke for komplisert og omfattende har jeg erfaringer med at mange utvikler sin egen ”Insta-light” versjon hvor det fastsettes kvalitetsmål, men da gjerne med en forenklet beskrivelse av resultatkrav og gjennomføring av kontroller. Med utgangspunkt i at Insta 800 tross alt bare skal være et kvalitetsverktøy, så er vel en slik tilpassing greit så lenge oppdragsgiver og leverandør begge er fornøyd med resultatet.
Kvalitetsarbeid må være basert på kompetanse, gjensidig tillit og en stor dose sunn fornuft. Det må det være klart for alle medarbeidere at de har et felles ansvar for at kvaliteten er i samsvar med avtalte spesifikasjoner. Det ønskes i minst mulig grad personlig synsing fra den enkelte aktør, og det skal tilstrebes en kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør som baseres på fakta. Kvalitetsarbeidet er en kontinuerlig prosess for å øke oppdragsgivers tilfredshet, samt bedriftens egen produktivitet og lønnsomhet. En arbeidsgiver som tar kvalitetssikring på alvor skaper trivsel, motivasjon og trygghet på arbeidsplassen.
Re
Quiz
Hvor mye kan du om visuell rengjøringskvalitet og standarden NS INSTA 800? Vi har laget en liten quiz med 20 spørsmål og 3 svaralternativer, hvor du skal velge det svaret som høres mest riktig ut. Spørsmålene er knyttet til generell forståelse av kvalitetsbegrepet, og hovedprinsipper for visuelle kontroller av rengjøringskvaliteten.
